Советы по написанию деловых писем на английском


Если вы пишите много деловых писем на английском, то уже, наверное, знаете все основные правила этого жанра. Но часто бывает так, что такие письма приходится писать человеку неподготовленному. Что же делать? Какие основные принципы следует соблюдать, чтобы составить удачное деловое письмо?

Решите заранее, о чем вы хотите писать. Продумайте не только общую тему письма, но и подпункты, на которые вы планируете ссылаться. Это поможет вам определиться с количеством параграфов в вашем деловом письме.

Проверьте написание всех сложных слов, которые вы планируете употреблять. Если вы на 100% не уверены, как, к примеру, пишется какая-нибудь машинная деталь, то обязательно проверьте ее написание в словаре.

Придерживайтесь вежливо-дружелюбного тона. Представьте, что вы ведете обыкновенную деловую беседу с получателем вашего письма.

Используйте простые, стандартные шрифты. Times New Roman или Arial прекрасно подойдет для делового письма. Даже если ваше письмо совсем маленькое, не стоит увеличивать шрифт, чтобы зрительно заполнить страницу. Это будет выглядеть непрофессионально. Кстати, деловая корреспонденция пишется исключительно на компьютере. Не стоит писать деловые письма от руки. К сожалению, в наше время мало кто оценит красоту чистописания и изящный наклон букв.

Помните о структуре делового письма. Конечно, если вы пишите от лица компании, то вам, скорее всего, заранее дадут знать, как должно выглядеть письмо. Чаще всего жесткая структура письма соблюдается, если вы отправляете его реальной почтой, а не виртуальной. Обычно сначала вы пишите свой адрес и дату. Затем указываете адрес вашего получателя. После этого вы «здороваетесь» с получателем и переходите к делу. В конце вам следует «попрощаться», используя свое полное имя и должность. Если письмо «реальное», то в конце необходимо поставить свою подпись.

Удостоверьтесь, что вы точно знаете, как правильно пишется имя и должность получателя вашего письма. Так же обратите внимание на пол собеседника. Ведь как мы помним, вам следует использовать сокращение Mr. для мужчины, а Ms. для женщины. Ставьте эти сокращения исключительно перед фамилией получателя (Mr. Jones, Ms. Jones). Вы можете использовать и сокращение Mrs., но помните, что вы должны быть точно уверены, что эта дама замужем. Если вы хотя бы чуть-чуть сомневаетесь, то смело пишите Ms..

Постарайтесь писать позитивно. Не стоит использовать много отрицаний в вашем письме. К примеру, лучше заменить отрицание в этом предложении: “We can't decide until tomorrow” («Мы не можем решить до завтра»). Лучше будет, если вы напишите что-то типа: “We should decide tomorrow” («Мы должны решить завтра»). Обратите внимание на такие словосочетания как “not on time” или “not very often”. Было бы лучше заменить их на синонимы, в которых отсутствует частица «не» (“late”, “rarely”).

Обратите внимание на даты. В США используется другой порядок в написании дат. Американцы обычно пишут сначала месяц, а потом день и год. К примеру, 12/07 для нас будет обозначать 12 июля, а для американцев - 7 декабря. Так что пишите даты полностью, чтобы избежать лишних недоразумений, даже если вы переписываетесь не с американцами (к примеру, July 12-th).

Пишите четко и ясно. Не стоит использовать слишком много длинных предложений и запутанных фраз в своем письме. Постарайтесь на использовать слишком устаревшие слова и выражения. Конечно, такая лексика используется в контрактах и официальных документах, но не стоит насыщать ваше письмо такими словами. Поберегите, к примеру, такие слова как “herewith” (настоящим, при этом) и “aforementioned” (вышеупомянутый) для других жанров. Будьте готовы переписать предложения, после прочтения которых не совсем четко ясно, что вы хотели сказать.

Используйте активный залог. Конечно проще скрыться за пассивным залогом. Вашему собеседнику больше понравится, если вы будете четко обозначать, кто и что сделает. Так что смело пишите, что “I will send this report tomorrow” («Я завтра пошлю этот доклад»). Постарайтесь заменить фразы типа "there is”, “it appears", "are done" на предложения с активным залогом.

Помните о принципе порядка слов. Идеально будет, если ваше предложение будет попадать под следующую схему: Subject (Who), Verb (Does), Object (What), Manner (How), Place (Where), Time (When). К примеру: “Our technician will deliver the equipment to your office on Wednesday at 3pm” («Наш специалист доставит оборудование к вашему офису в среду в 3 часа дня»).

Мы надеемся, что эти нехитрые правила помогут вам легче писать деловые письма на английском языке и помогут заключить множество выгодных сделок.

Шутикова Анна


Если понравилось, жми "Нравится"!

Оставить комментарий

Для комментирования необходимо войти через Вконтакте или Facebook.