Как оставить идеальное голосовое сообщение?

Очень часто в американских фильмах и сериалах мы видим, как герои оставляют и получают голосовые сообщения (voice messages). Иногда благодаря информации, полученной через такое сообщение, сюжет развивается и закручивается еще сильнее. У людей, далеких от американских реалий, может возникнуть вопрос: действительно ли голосовые сообщения так активно используются или это просто очередная выдумка прозорливых сценаристов?

Голосовые сообщения, действительно, являются неотъемлемой частью телефонного разговора. Сложно представить, сколько голосовых сообщений отправляется каждый день по всей Америке. В среднем небольшой, но активный бизнес может получать где-то 20-30 голосовых сообщений в день. Давайте посмотрим, что нужно сделать, чтобы не допустить ошибки Моники из сериала «Друзья» и правильно оставить голосовое сообщение другу или будущему бизнес-партнеру.

✓ Настройтесь на позитив. Ваши эмоции (даже хорошо спрятанные) будут слышны в голосовом сообщении. Если Вы не уверены в себе, волнуетесь или отвлекаетесь, то сообщение вряд ли получится удачное.

✓ Внимательно прослушайте приветствие, оставленное владельцем номера.
Иногда в нем можно услышать дополнительную полезную информацию. К примеру, Вы можете узнать адрес электронной почты, дополнительные номера телефонов и режим работы заинтересовавшего Вас бизнеса.

✓ Узнайте имя/фамилию человека, которому Вы оставляете сообщение. Если Вы не уверены, то можно просто использовать название бизнеса.

✓ Четко структурируйте информацию, которой Вы хотите поделиться с автоответчиком. Если Ваше сообщение будет очень длинное, то Вас вряд ли кто-нибудь дослушает до конца. С другой стороны, в очень коротком сообщении может не хватать важной информации (к примеру, Вашего номера телефона).

✓ Не смазывайте конец сообщения. Заранее продумайте, как Вы закончите свою речь. Хорошими окончаниями могут быть фразы типа “I hope to talk to you soon” или “Please call me when you have a chance”.

✓ Говорите чётко и в среднем темпе. Если Вы будете говорить слишком быстро, человек может не успеть записать важную информацию из сообщения. Ему придется прослушивать его снова и снова, а это вряд ли улучшит его к Вам отношение. Если же Вы будете говорить медленно, то собеседник просто не дождется конца и повесит трубку.

Исходя из этих правил, можно подготовить приблизительный шаблон голосового сообщения. Удачное сообщение обычно состоит из 5 частей.
1) Ваше приветствие - “Good morning, Mister Garfield!”
2) Представление себя - “It is Kate calling from “Cats and dogs salon””
3) Причина звонка - “We are calling to confirm you spa appointment for tomorrow, October 31 at 9am”.
4) Ваши контактные данные - “If you have any question, feel free to call us at (555)555-55-55
5) Прощание - “We are looking forward to seeing you then. Bye”.

В идеале Ваше голосовое сообщение должно выглядеть как-то так:
"Hello Mister Dracula, this is Eva with “New Blood”. I'm calling about our new office that's opening in Transylvania next month, and I wanted to provide you with some ideas that may help with your networking issues.
You can reach me by calling (666)666-66-66. That number again is (666) 666-66-66, and ask for Eva. I look forward speaking with you and thanks in advance for returning my call."

Если у Вас не получилось оставить идеальное голосовое сообщение с первого раза – не расстраивайтесь. Тут все дело в практике. Внимательно следуйте нашим правилам, и Вы скоро заметите, что У Вас стало получаться все лучше и лучше.

Шутикова Анна


Если понравилось, жми "Нравится"!

Оставить комментарий

Для комментирования необходимо войти через Вконтакте или Facebook.